Platform SaaS manajemen arsip digital dengan AI dan arsip fisik terhubung

Setiap perusahaan punya cerita yang sama soal arsip. Dokumen tersimpan di folder bersama, laptop pribadi, lampiran email, dan aplikasi chat, dengan penamaan yang bergantung pada kebiasaan masing-masing orang: final, final_baru, final_fix, dan seterusnya. Saat sebuah dokumen dibutuhkan, misalnya untuk audit, tender, atau pemeriksaan, mencarinya bisa berarti bertanya dari satu orang ke orang lain dan menunggu yang bersangkutan membuka laptopnya.

Di balik itu ada tiga masalah yang lebih dalam. Pertama, arsip fisik dan arsip digital berjalan sendiri-sendiri: perusahaan menyimpan dokumen kertas dalam kotak, tetapi tidak ada indeks digital yang menghubungkan lokasi kotak dengan isi dokumennya. Kedua, tidak ada yang memantau masa berlaku dokumen legal dan perizinan, sehingga kedaluwarsa baru diketahui setelah menimbulkan masalah. Ketiga, alat yang dipakai terfragmentasi: penyimpanan di satu aplikasi, pengiriman dokumen di aplikasi lain, pembayaran dan pencatatan entah di mana. Arsip yang tidak bisa dicari dan tidak terpantau masa berlakunya sama saja dengan arsip yang hilang, hanya bentuknya lebih rapi.

• SaaS multi-tenant dengan peran berjenjang: setiap organisasi (tenant) terisolasi datanya, dengan peran super admin, admin tenant, sampai pengguna biasa. Hak akses diatur per peran dan divisi, sehingga dokumen keuangan dan legal hanya terbuka bagi yang berwenang.
• File manager bergaya Paperless: tampilan dua panel dengan pohon folder dan breadcrumb, pratinjau dokumen, tampilan grid atau tabel, saved views untuk kombinasi filter yang sering dipakai, operasi massal, versioning dokumen, dan recycle bin dengan pemulihan.
• Metadata terstruktur sejak pintu masuk: setiap dokumen masuk dengan kategori, subkategori, tag, tahun, dan tanggal kedaluwarsa. Keteraturan ditegakkan saat unggah, bukan diharapkan dari kedisiplinan sukarela, dan tipe dokumen serta korespondennya tercatat sebagai bagian dari klasifikasi.
• Pencarian teks penuh sampai ke isi dokumen: pencarian berjalan di atas PostgreSQL full-text search yang menelusuri nama, deskripsi, dan teks hasil ekstraksi dokumen, lengkap dengan sorotan kata yang ditemukan. Pengguna mencari dengan kata yang ia ingat, bukan nama file persis dari bertahun-tahun lalu.
• OCR dan ekstraksi teks otomatis: gambar dan PDF dibaca dengan OCR di sisi browser, dokumen Word diekstrak teksnya, sehingga isi dokumen ikut terindeks dan dapat dicari, bukan hanya metadata luarnya.
• Klasifikasi AI dan asisten ARSI: AI menyarankan kategori dan tag, membuat ringkasan dokumen, bahkan membuat kategori baru bila belum ada. Asisten percakapan ARSI, berjalan di atas model self-hosted dengan cadangan layanan AI eksternal, membantu pengguna mencari dokumen dan menanyakan isinya lewat chat.
• Standar pengarsipan yang serius: dokumen dikonversi otomatis ke format arsip PDF/A saat diunggah, tumpukan hasil pindai massal dipisah otomatis dengan deteksi barcode pemisah, dan banyak file diproses paralel agar digitalisasi bervolume besar tidak mengantre lama.
• Pemantauan kedaluwarsa dan jejak audit: tanggal kedaluwarsa dokumen dipantau dengan peringatan di dashboard dan tampilan kalender; pengingat dapat ditetapkan ke pengguna tertentu dan diteruskan lewat notifikasi real-time maupun WhatsApp. Setiap aktivitas tercatat dalam jejak audit, termasuk alamat IP dan lokasi pengakses.
• DMS BOX, jembatan arsip fisik dan digital: pengguna dapat memesan kotak arsip fisik yang dikirim lewat kurir dengan perhitungan ongkir dan pelacakan pengiriman; setiap kotak mendapat kode unik dan kode QR, terhubung dengan dokumen digital di dalamnya, dan dapat dilihat publik secara terbatas lewat tautan box tanpa login.
• Langganan berjenjang dan lintas platform: paket berlangganan diatur dengan kuota penyimpanan dan jumlah pengguna, dibayar lewat Midtrans dengan invoice dan dashboard pendapatan untuk admin. Platform berjalan sebagai aplikasi web, aplikasi mobile Android dan iOS, serta aplikasi desktop, dengan penyimpanan yang dapat dialihkan antara MinIO, Cloudflare R2, dan Google Drive, dalam dua bahasa, Indonesia dan Inggris.